Kleinunternehmerregelung 2026: Grenzen, Pflichten und Wechsel

Das Wichtigste in Kürze

• Kleinunternehmer ist 2026, wer 2025 höchstens 25.000 € Gesamtumsatz hatte und 2026 höchstens 100.000 € erzielt.
• Seit 2025 sind die Umsätze von Kleinunternehmern steuerfrei. Wird die 100.000-€-Grenze im laufenden Jahr überschritten, endet die Regelung sofort – schon der Umsatz, mit dem die Grenze überschritten wird, ist steuerpflichtig.
• Im Gründungsjahr gilt die Grenze von 25.000 €.
• E-Rechnungen müssen Kleinunternehmer seit 2025 empfangen können, selbst ausstellen müssen sie keine.
• Wer freiwillig auf die Regelung verzichtet, ist mindestens fünf Kalenderjahre daran gebunden.

Was die Kleinunternehmerregelung bedeutet

Die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG betrifft ausschließlich die Umsatzsteuer. Kleinunternehmer weisen auf ihren Rechnungen keine Umsatzsteuer aus und führen keine an das Finanzamt ab. Im Gegenzug dürfen sie sich auch keine Vorsteuer aus Einkäufen erstatten lassen.

Seit dem 1. Januar 2025 sind die Umsätze von Kleinunternehmern rechtlich steuerfrei. Vorher wurde die Steuer nur „nicht erhoben“. Für Sie ändert das vor allem den Hinweis auf der Rechnung.

Die Regelung steht Gewerbetreibenden und Freiberuflern gleichermaßen offen. Auch wer nebenberuflich selbstständig ist und hauptberuflich angestellt arbeitet, kann sie nutzen – zum Umsatz zählen nur die Einnahmen aus der unternehmerischen Tätigkeit, nicht das Gehalt.

Wichtig: Einkommensteuer und gegebenenfalls Gewerbesteuer zahlen Sie trotzdem. Die Kleinunternehmerregelung sagt nichts darüber, ob Ihr Gewinn steuerfrei ist.

Die Umsatzgrenzen 2026

Ob Sie 2026 Kleinunternehmer sind, hängt von zwei Grenzen ab, die beide eingehalten werden müssen:

Maßgeblich ist der Gesamtumsatz, berechnet nach den tatsächlich vereinnahmten Entgelten. Bestimmte steuerfreie Umsätze werden abgezogen, und Verkäufe von Gegenständen des Anlagevermögens – etwa des alten Firmenwagens – bleiben außer Ansatz.

Anders als früher kommt es im laufenden Jahr nicht mehr auf eine Prognose an. Die 100.000-€-Grenze ist eine harte Grenze: Wird sie überschritten, ist bereits der Umsatz, der sie überschreitet, voll steuerpflichtig. Ab diesem Zeitpunkt gelten die normalen Regeln, einschließlich Umsatzsteuer-Voranmeldungen. Im Folgejahr sind Sie dann wegen der Vorjahresgrenze ohnehin kein Kleinunternehmer mehr.

Beispiel: Eine Designerin hatte 2025 einen Umsatz von 22.000 €. Sie bleibt 2026 Kleinunternehmerin, solange ihr Umsatz 2026 die 100.000 € nicht übersteigt. Liegt ihr Umsatz 2026 aber über 25.000 €, kann sie die Regelung 2027 nicht mehr nutzen.

Sonderfall Gründungsjahr

Wer seine Tätigkeit im laufenden Jahr aufnimmt, hat keinen Vorjahresumsatz. Dann gilt laut Bundesfinanzministerium für das Gründungsjahr nicht die 100.000-€-Grenze, sondern die Grenze von 25.000 €. Auch hier ist bereits der Umsatz, mit dem die Grenze überschritten wird, steuerpflichtig.

Gründen Sie zum Beispiel im September und erwarten Sie schnell größere Aufträge, sollten Sie Ihre Umsätze genau im Blick behalten. Ob Sie die Kleinunternehmerregelung nutzen möchten, geben Sie bei der Anmeldung im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung an. Wie die Anmeldung insgesamt abläuft, lesen Sie im Ratgeber Gewerbe anmelden.

Rechnungen richtig schreiben

Kleinunternehmer dürfen vereinfachte Rechnungen ausstellen. Nach § 34a UStDV muss die Rechnung enthalten:

1. vollständigen Namen und Anschrift von Ihnen und Ihrem Kunden,
2. Ihre Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer,
3. das Ausstellungsdatum,
4. Menge und Art der Lieferung bzw. Umfang und Art der Leistung,
5. den Gesamtbetrag und einen Hinweis auf die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer.

Für den Hinweis genügt eine verständliche Formulierung, etwa: „Umsatzsteuerfrei aufgrund der Kleinunternehmerregelung gemäß § 19 UStG“. Der Hinweis gehört auch auf Kleinbetragsrechnungen.

E-Rechnung: Empfangen ja, ausstellen nein

Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen E-Rechnungen von anderen Unternehmen empfangen können – auch Kleinunternehmer. Dafür reicht nach Einschätzung der Industrie- und Handelskammern zunächst ein E-Mail-Postfach, über das die Rechnungsdateien ankommen. Wichtig ist, dass Sie die strukturierten Rechnungsdateien öffnen und verarbeiten können.

Ausstellen müssen Kleinunternehmer keine E-Rechnungen. Sie dürfen weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen schreiben. Möchte ein Geschäftskunde eine E-Rechnung, dürfen Sie freiwillig eine ausstellen.

Welche Pflichten bleiben?

• Keine Voranmeldungen: Kleinunternehmer müssen keine Umsatzsteuer-Voranmeldungen abgeben.
• Keine jährliche Umsatzsteuererklärung im Regelfall. Das Finanzamt kann aber eine Erklärung anfordern.
• Ausnahmen: Schulden Sie Umsatzsteuer aus anderen Gründen – zum Beispiel als Leistungsempfänger beim Bezug bestimmter Leistungen von ausländischen Unternehmen (Reverse-Charge, § 13b UStG) –, müssen Sie diese anmelden und zahlen.
• Einkommensteuer: Ihren Gewinn ermitteln Sie in der Regel mit einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung und erklären ihn in der Einkommensteuererklärung.
• Aufzeichnungen: Halten Sie Ihre Einnahmen lückenlos fest, damit Sie die Umsatzgrenzen jederzeit belegen können.

Verzicht: Wann sich der Wechsel zur Regelbesteuerung lohnt

Sie können gegenüber dem Finanzamt erklären, dass Sie auf die Kleinunternehmerregelung verzichten. Die Erklärung ist unwiderruflich, muss bis Ende Februar des übernächsten Jahres abgegeben werden und bindet Sie mindestens fünf Kalenderjahre. Danach können Sie den Verzicht mit Wirkung zum Beginn eines Kalenderjahres widerrufen, wenn Sie die Grenzen wieder einhalten.

Privatkunden können keine Vorsteuer abziehen. Für sie würden Ihre Preise mit Umsatzsteuer um die Steuer – meist 19 % – teurer, sofern Sie diese aufschlagen. Geschäftskunden holen sich die Umsatzsteuer dagegen meist vom Finanzamt zurück – für sie macht es kaum einen Unterschied.

Bei einem Wechsel in die eine oder andere Richtung kann eine Vorsteuerberichtigung für bereits angeschaffte Wirtschaftsgüter nötig werden. Lassen Sie sich vor einem Verzicht im Zweifel von einem Steuerberater beraten.

Häufige Fehler

• Umsatzsteuer auf der Rechnung ausgewiesen: Die ausgewiesene Steuer müssen Sie an das Finanzamt zahlen, obwohl Sie Kleinunternehmer sind.
• Grenzen nicht überwacht: Wer die 100.000 € im laufenden Jahr – oder im Gründungsjahr die 25.000 € – überschreitet, muss ab diesem Umsatz Umsatzsteuer abführen. Die Rechnungen ab diesem Zeitpunkt müssen dann die Steuer ausweisen.
• Vorjahresgrenze vergessen: Ein Umsatz von zum Beispiel 30.000 € im Jahr 2026 ist für 2026 unproblematisch, schließt die Regelung für 2027 aber aus. Planen Sie Preise und Buchhaltung rechtzeitig um.
• Verzicht vorschnell erklärt: Der Verzicht ist unwiderruflich und gilt mindestens fünf Jahre. Rechnen Sie vorher durch, ob sich der Vorsteuerabzug wirklich lohnt.
• E-Rechnungs-Empfang nicht eingerichtet: Auch Kleinunternehmer müssen E-Rechnungen von Lieferanten annehmen und verarbeiten können.

Kleinunternehmer in anderen EU-Ländern

Seit 2025 gibt es zusätzlich eine EU-Kleinunternehmerregelung (§ 19a UStG). Damit können deutsche Unternehmer unter bestimmten Voraussetzungen auch in anderen EU-Mitgliedstaaten steuerfrei als Kleinunternehmer tätig sein. Voraussetzung ist unter anderem, dass der EU-weite Umsatz (Unionsumsatz) im Vorjahr und im laufenden Jahr 100.000 € nicht übersteigt. Die Teilnahme beantragen Sie beim Bundeszentralamt für Steuern, das eine Kleinunternehmer-Identifikationsnummer vergibt; außerdem müssen Sie vierteljährlich Umsatzmeldungen abgeben.